Interner Assistent für Gemeinden
Wenn erfahrene Mitarbeitende ausscheiden, bleibt ihr Wissen in der Gemeinde. Dokumente, Protokolle und Postfächer werden zur durchsuchbaren Wissensdatenbank.
Quelle
Dokumente
Quelle
Protokolle
Quelle
Postfächer
Zentrale Wissensbasis
Interner Assistent
Warum das wichtig ist
Was wäre wenn Ihre Gemeinde sich an alles erinnern könnte?
Die erfahrenste Mitarbeiterin im Bauamt geht in Pension. Drei Jahrzehnte Wissen über lokale Besonderheiten, Verfahrenslogiken und gewachsene Abläufe. Mit dem Internen Assistenten bleibt dieses Wissen erhalten.
Ein neuer Mitarbeiter fragt nach dem letzten Bescheid zu einem Grundstück. Statt stundenlanger Suche im Dateiserver stellt er einfach eine Frage. Das System findet die Antwort in Sekunden.
Die Amtsleitung braucht den Kontext zu einer Entscheidung von vor fünf Jahren. Das Protokoll existiert irgendwo. Der Interne Assistent findet es.
Das Problem
Das teuerste was eine Gemeinde verlieren kann ist nicht Geld. Es ist Wissen.
Abläufe die nie aufgeschrieben wurden. Entscheidungslogiken die in Köpfen stecken. Kontexte die neue Mitarbeitende sich mühsam erarbeiten müssen.
In kleinen und mittleren Gemeinden konzentriert sich dieses Wissen oft auf einzelne Personen. Wenn diese ausscheiden, entstehen nicht nur Lücken in der Arbeitskraft, sondern in der institutionellen Erinnerung der Gemeinde.
30%
der Verwaltungsmitarbeitenden in Österreich werden in den nächsten Jahren in Pension gehen.
Implizit
Ein Großteil des wertvollsten Wissens in Gemeinden ist nie formell dokumentiert.
Monate
So lange brauchen neue Mitarbeitende um sich in gewachsene Strukturen einzuarbeiten, ohne strukturiertes Wissensmanagement.
Was es tut
Was der Interne Assistent konkret tut
Alle Dokumente. Eine Frage.
PDFs, Word-Dateien, Protokolle, Checklisten und interne Leitfäden werden indexiert und intelligent durchsuchbar gemacht. Keine Dateinamen tippen. Einfach fragen.
Das Wissen steckt auch in Postfächern.
Wenn Mitarbeitende ausscheiden, können ihre E-Mail-Postfächer strukturiert aufbereitet und in die Wissensdatenbank integriert werden. Jahrelange Korrespondenz, Abstimmungen und Entscheidungen bleiben der Gemeinde erhalten.
Jeder sieht nur was er sehen darf.
Die bestehende Microsoft 365 Berechtigungsstruktur wird eins zu eins übernommen. Bauamt sieht Bauakten. Finanzabteilung sieht Haushaltsdaten. Keine Rechteausweitung, keine manuelle Konfiguration, kein doppelter Aufwand.
Wie eine erfahrene Kollegin die immer Zeit hat.
Mitarbeitende stellen ihre Frage in natürlicher Sprache. Das System durchsucht alle freigegebenen Inhalte und liefert eine konkrete Antwort mit Quellenangabe, auch wenn die Information auf mehrere Dokumente verteilt ist.
Wie es funktioniert
Ihre Daten verlassen nie das Rathaus.
Der Interne Assistent wird direkt auf der Infrastruktur der Gemeinde installiert. Kein Dokument verlässt Ihren Server. Die KI sieht nur was sie braucht.
Schritt 1
Software wird auf dem Gemeindeserver installiert
Schritt 2
Dokumente werden lokal analysiert und indexiert
Schritt 3
Personenbezogene Daten werden vor der Verarbeitung durch die KI automatisch anonymisiert
Schritt 4
Antworten kommen zurück auf den Server, echte Namen werden intern wiederhergestellt
Die KI hatte zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf echte Personendaten. Jeder Schritt ist lokal protokolliert und audit-bereit.
Häufige Fragen
Antworten auf Ihre Fragen
Sichern Sie Wissen bevor es mit Menschen die Gemeinde verlässt.
In einer Demo zeigen wir konkret wie Ihre bestehenden Dokumente und Strukturen in eine nutzbare Wissensbasis werden.